Gestion Électronique de Documents
Nous parlons de GED pour 'Gestion Électronique de Documents'.
Pour Objectif Data , ce titre englobe, l'ensemble des solutions visant à administrer et mettre à disposition les documents dans une organisation.
Les années ont permis aux éditeurs et aux spécialistes de segmenter ce sujet. Aujourd'hui on parle d'ECM (electronic content manager) de GID (gestion intégrée des documents) ou d'EIM (enterprise information management). Hier, CMS (content management system) définissait même, certaines solutions. Alors demain?...
Nous conservons donc cette appellation originelle de GED dans nos interventions et publications.
La Gestion Électronique de Documents, qui prend son essor aujourd'hui, offre la possibilité de mieux gérer l'ensemble des documents d'origine numérique ou analogique afin de garantir la validité la sécurité et la performance de mise à disposition de l'information pour les différents Processus de chaque organisation. Les technologies actuelles de développement et les standards mis à disposition permettent de privilégier les fonctionnalité sur la technologie à adapter. Mais la forme de la GED 4.0 sera bien différente.
Documents et données:
'Un projet de GED doit aujourd'hui anticiper sur la finalité de pouvoir gérer l'exhaustivité des données utiles, afin de contribuer au mieux à l'homogénéité et à la performance du système d’information'
Contexte
Nous constatons souvent que
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L'implantation d'une solution de GED est 'poussée' par la nécessité, et sous contrainte.
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Le porteur du projet n'est pas l'initiateur.
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La portée de la GED est sous-estimée.
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Le déploiement est mal priorisé, interrompant prématurément le projet lui même
La bonne question pour déployer la bonne solution est de savoir pourquoi nous souhaitons utiliser une GED, et comment allons nous l’utiliser. La recherche de bénéfices est le meilleur argument et devient la cible principale.
Les bénéfices principaux se mesurent donc en termes de productivité, ce qui comprend les économies d’espaces, de temps, habituellement cités, mais s’appuie plus précisément, sur une optimisation des processus. Dans l’administration on parle de compenser les départs à la retraite et mieux servir les citoyens. En entreprises on parle de réductions de coûts et d’accroissement de la rentabilité et des profits.
La GED n’est pas chose compliquée, c’est ce que nous en faisons qui peut le devenir!
